Thư tín là gì ?

Thư tín là một phần tất yếu của giao tiếp viết. Thực hiện thư tín hiệu quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức.
Thư, theo định nghĩa trong Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân, là giấy của một người gửi cho một người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm của mình. Theo nghĩa đen thì tưởng chừng như đơn giản, nhưng trong kinh doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc. Chúng ta đã xem qua tầm quan trọng của kỹ năng viết cũng như thông điệp viết trong giao tiếp kinh doanh ở chương 5. Thư tín là một phần không nhỏ trong các giao tiếp viết. Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dước, cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà chung cấp, viết cho đối tác, cho khách hàng,…Vì vậy thư tín được viết tốt sẽ mang lại lợi ích cho công ty cũng như cho chính bản thân người viết.

Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức- Giao dịch thư tín cũng phải theo đúng các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh
Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng. Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Vì vậy mà hình thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng. Ngoài việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các bước của thông điệp viết, người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại. Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.

Thiết kế hình thức
Hình thức của thư tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Do đó giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt. Tiếp theo là khoảng cách trình bày phải cân đối, khoảng cách hai bên lề nên đều nhau- khoảng 3cm (# 1.2 inches), khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm – 5cm (# 1.5 đến 2 inches). Nói chung, thư phải được phân bố cân đối giữa các phần. Điều quan trọng nhất là các nội dung của thư trong một trang giấy.

Các phần trong một lá thư: 

1. Tiêu đề: thông thường các công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư. Tiêu đề bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email,…
2. Địa chỉ trả lời thư: nếu giấy viết thư không có tiêu đề thì phải để địa chỉ của người gửi. Địa chỉ này phải để trên phần ngày tháng nhưng không để tên người gửi vì tên và chức vụ sẽ được ghi ở phần cuối thư.
3. Ngày tháng năm: phải ghi rõ ngày, tháng, năm. Không nên chỉ ghi bằng số vì sẽ không trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa hai cách viết theo kiểu Anh và Mỹ.
4. Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì. Địa chỉ trên thư này làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn. Ngoài ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì.
5. Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận.
6. Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu cả đầy đủ chức danh và tên ở phần địa chỉ phía trên.
7. Dòng chủ đề: chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người đang quan tâm.
8. Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính, và (3) đoạn kết. Đoạn chính có thể có nhiều hơn 1 đoạn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Phương pháp viết sẽ được trình bày ở phần sau.
9. Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng. Chữ đầu của lời chào kết nên thẳng hàng với chữ đầu của dòng ngày tháng.
10. Tên công ty: đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho tổ chức.
11. Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên
12. Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt.
13. Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: nêu nơi nhận bản sao và tài liệu đính kèm giúp giảm nhẹ công việc hành chánh văn phòng vì thông tin nhận được rõ ràng hơn
14. Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư. Nên sử dụng phần này khi thật sự cần thiết.

Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh
1. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Dựa trên các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp viết trong kinh doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước khác có tên gọi với chữ cái đầu tên là chữ D, nên còn có tên gọi là quy trình 5D.
Bước 1: Determing the End(s) and the Means: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích
Bước 2: Defining the Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan
Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư.
Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót.
Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư.

2. Kỹ năng viết thư tín hiệu quả  bằng chiến thuật GIRO
GIRO là bốn chữ đầu tiên trong tên của 4 chiến thuật thường được sử dụng khi viết thư tín trong kinh doanh, đó là:
Gaining attention: Tạo sự chú ý
Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn
Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại
Orchestration action: Lên kế hoạch hành động

Tạo sự chú ý: tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung của thư. Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tạo sự chú ý: một lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn, một câu hỏi mở….Ở lời mở đầu cũng có thể đưa ra lí do, mục đích viết bài, hay một cách thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận theo ý mình.
Tăng thêm sự mong muốn: sau khi đã gây được sự chú ý của người đọc, bước tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người đọc, nhấn mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ.
Giảm bớt khó khăn: sau khi đã tạo ra được sự mong muốn của người nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng thực thiện những lợi ích của mình. ột thủ thuật quan trọng để giúp bạn viết thông điệp thành công là bạn phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở ngại có thể gặp phải khi thực hiện mong muốn đó.
Lên kế hoạch hành động: thư tín trong kinh doanh thường hướng tới một hành động cụ thể ở phần kết. Sau khi đã đưa ra những lập luận khéo léo ở các phần trên, trước khi kết thúc bức thông điệp bạn hãy lập một kế hoạch làm việc cụ thể để đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động.

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO.
+ Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa hảo, nói bừa.
+ Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn.
+ Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy sức thuyết phục, nhưng không áp đặt dồn ép đối tác.
+ Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý thì mới có sức thuyết phục.
+  Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách cá nhân) đến cách viết thư.

3.Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín
Gary Blake (1995), một chuyên gia nổi tiếng về thư tín đã liệt kê 10 lỗi có thể mắc và xếp theo thứ tự như sau :
1. Lỗi chính tả
2. Lỗi ngữ pháp
3. Dùng từ sai
4. Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa
5. Rào đón, khách sáo
6. Có những đoạn quá dài
7. Viết những câu quá dài
8. Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp
9. Văn phong không phù hợp
10. Cách bố cục trình bày thư kém.

Xem thêm thông tin về khóa học tiếng anh cho người đi làm của EFA Việt Nam.