Đối với đa phần chúng ta thời gian là một nỗi lo sợ vô cùng. Mỗi ngày là chúng ta chạy đua với những hạn chót, với công việc dồn dập đến ngộp thở. Thời gian trở thành một kẻ gây áp lực đè nặng lên cuộc sống thường ngày. Nhưng bạn có biết rằng có một cách để bạn hợp tác với thời gian thay vì đối đầu với nó. Câu trả lời nằm ở phương pháp Pomodoro hay còn gọi là “quả cà chua”. Với nguyên lý cực kì đơn giản ai cũng có thể học và áp dụng kĩ thuật này vào công việc của mình. Hãy cùng EFA Việt Nam tìm hiểu sâu hơn về phương pháp này qua bài viết sau đây.

1. Pomodoro là gì?

Vào thập niên 1990s, Francesco Cirillio CEO của một công ty tại Ý nhận thấy rằng việc tập trung sau khi làm việc liên tục một thời gian dài là không thể. Ông quyết định tìm ra giải pháp cho vấn nạn này và từ đó kĩ thuật Pomodoro -quả cà chua trong tiếng Ý- ra đời. Francesco đặt tên như vậy bởi vì lúc đó chiếc đồng hồ ông sử dụng cho phương pháp này có hình dạng như một quả cà chua.

Phương pháp Pomodoro rất đơn giản: Khi làm một công việc lớn hãy chia nhỏ chúng ra thành những bước nhỏ và làm trong khoảng thời gian ngắn, xen giữa trong lúc làm là những quãng nghỉ. Phương pháp này luyện cho bạn khả năng tập trung trong thời gian ngắn, hoàn thành công việc đúng thời hạn và thường xuyên được nghỉ ngơi nạp năng lượng.

2. Pomodoro dành cho ai?

Với nguyên lý đơn giản phương pháp quản lý thời gian này phù hợp với tất cả mọi người từ một CEO của các tập đoàn cho đến các bạn học sinh đang trên ghế nhà trường. Bất cứ ai đang “chìm đắm” trong công việc và đang cần một công cụ giúp họ vượt qua khó khăn về sự thiếu tập trung của bản thân. Phương pháp “quả cà chua” có thể là lời giải đáp mà đang tìm kiếm.

3. Áp dụng Pomodoro như thế nào?

Phương pháp này gồm 6 bước chính

Bước 1: Chọn một công việc nào mà bạn muốn hoàn thành

Không quan trọng đó là việc to hay nhỏ, kể cả những việc dang dở từ lâu. Điều quan trọng ở đây là nó xứng đáng để bạn tập trung hoàn toàn.

Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút

Hãy hứa với bản thân rằng: tôi sẽ dành hết 25 phút vào việc này và sẽ không để bản thân bị sao nhãng.

      Bước 3: Làm việc đó cho đến lúc chuông reo

Trong 25 phút tới hãy tập trung hoàn toàn vào công việc. Nếu bỗng nhiên bạn nhớ ra một việc quan trọng khác cần làm hãy ghi lại nó vào một tờ giấy.

Bước 4: Khi chuông reo, hãy đánh một giấu tích trên tờ giấy

Chúc mừng, bạn đã dành trọn 25 phút để làm việc và không bị gián đoạn.

Bước 5: Nghỉ một quãng ngắn

Hít thở, uống một tách cà phê, đi lại xung quanh, hoặc bất cứ thứ gì giúp bạn thư giãn. Bạn xứng đáng được nghỉ.

Bước 6: Sau mỗi 4 lần như vậy, hãy nghỉ một quãng dài

Sau khi làm được 4 lượt pomodoro, hãy nghĩ một khoảng dài, từ 20 đến 30 phút. Hãy để cho não của bạn xử lý, tiếp thu những thông tin mới và chuẩn bị tiếp tục làm việc.

4. Các nguyên tắc khi sử dụng Pomodoro

• Một Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn bắt buộc phải gián đoạn Pomodoro thì hãy bắt đầu lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
• Hãy tập trung vào một việc duy nhất trong khoảng thời gian đã định
• Nếu bạn hoàn thành công việc trước khi thời gian hết, hãy dùng số thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hoá phần việc đã làm cho tới khi hết thời gian.
• Trong khoảng nghỉ, hãy để cho não bộ được thư giãn hoàn toàn. Bạn có thể nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, đi lại trong văn phòng, uống một cốc nước,… hãy làm những việc đơn giản không cần nhiều tư duy. Tuyệt đối, đừng sử dụng Facebook, Internet,… vì chúng có thể kích thích sự hưng phấn nhưng vẫn làm não bộ thêm mệt mỏi. 

5. Lợi ích của Pomodoro

Việc sử dụng phương pháp “quả cà chua”sẽ tạo cho bạn thói quen hoàn thành mọi việc vào ngày hôm nay, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong tương lai. Khi sử dụng Pomodoro bạn sẽ thấy:

• Bạn sẽ nỗ lực để hoàn thành công việc trong thời gian giới hạn.
• Loại trừ được sự mất tập trung hoặc tìm cách xử lý không gây ảnh hưởng tới việc làm.
• Ước tính được khối lượng thời gian cho mỗi công việc, giúp bạn kiểm soát và quản lý quỹ thời gian.
• Bạn sẽ tìm được cách làm việc năng suất nhất trong một khoảng thời gian giới hạn.
• Việc quản lý thời gian tốt hơn cho công việc sẽ giúp bạn có thêm thời gian để vui chơi tận hưởng cuộc sống.

6. Một số ứng dụng hỗ trợ tối ưu hoá phương pháp Pomodoro

• Tomato Timer là một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi thời gian. Với phím tắt được tích hợp sẵn bạn có thể dễ dàng bắt đầu Pomodoro đầu tiên của mình.
• Marinara Timer là một ứng dụng web giúp thiết lập thời gian làm việc và nghỉ ngơi, cách sử dụng tương tự như Tomato Timer
• Tomighty phần mềm đa nền tảng cho phép cài đặt trên máy tính thuận lợi cho sử dụng

Phương pháp Pomodoro rất đơn giản, tuy nhiên để có thể thực hiện nó đòi hỏi sự luyện tập. Để có thể loại bỏ hoàn toàn mọi thứ gây mất tập trung và tập trung vào một công việc duy nhất không hề dễ. Chúng ta dành rất nhiều thời gian trì hoãn, hoặc lo nghĩ rằng kết quả sẽ không vừa ý. Tuy nhiên thay vì chật vật với những ý nghĩ kia thì hãy bắt đầu làm việc. Nếu như trì hoãn là một vấn đề bạn đang muốn giải quyết hãy xem thử 15 mẹo để tránh trì hoãn (chưa có link để chèn) của EFA Việt Nam. Mong rằng qua bài viết này các bạn sẽ học được cách làm việc năng suất và hiệu quả hơn nhé.